Zapytanie ofertowe dostawcy z Legnicy trafia do handlowca.

W ślusarni z Legnicy co trzecie zapytanie ofertowe miało w załączniku zdjęcie rysunku zrobione na stole warsztatowym, z kubkiem kawy w rogu. Każde szło na wspólny adres biura i czekało średnio dwa dni robocze na pierwszą odpowiedź. Po wdrożeniu jednego procesu automatyzacji za 4 000 zł netto takie zapytanie trafia do właściwego handlowca w minutę.

Formularz może stać na stronie, którą już masz, tak jak w tej ślusarni, albo na nowej, bo strony internetowe Legnica dla poddostawców budujemy od razu z takim formularzem.

Wspólna skrzynka opóźnia odpowiedź handlowca.

Zapytanie wysłane na adres biura czeka, aż ktoś je przeczyta, przekaże dalej i sprawdzi, czy handlowiec odpisał. Przy dwóch handlowcach i kilkudziesięciu zapytaniach w kwartale każde przekazanie to dzień zwłoki. Czasem to zapytanie, którego nikt nie podjął, bo każdy myślał, że zrobił to ktoś inny.

Kupiec wysyła zwykle to samo zapytanie do kilku dostawców. Rozmowę zaczyna z tym, kto pierwszy odeśle wycenę albo konkretne pytanie o rysunek, często tego samego dnia.

Formularz pyta o to, o co i tak zapyta handlowiec.

Pięć pól wystarcza:

• materiał i gatunek, np. stal S355 albo aluminium 6082,
• ilość w sztukach i wielkość partii,
• termin dostawy,
• rysunek w PDF, DXF albo STEP, a w zastępstwie zdjęcie szkicu z telefonu,
• imię, telefon i mail osoby, która zamawia.

Kadr: wizualizacja Hex16

Zapytanie często wysyła kierownik z hali, w telefonie, między jednym zleceniem a drugim. Dlatego formularz otwiera aparat albo galerię, a przyciski są duże. Po wysłaniu kupiec dostaje mail z potwierdzeniem i imieniem handlowca, który poprowadzi zapytanie.

Reguła wybiera handlowca i zakłada kartę w CRM.

Po wysłaniu formularza automat w n8n albo we własnym kodzie robi pięć rzeczy:

1. Czyta temat zapytania i wielkość firmy kupca.
2. Wybiera handlowca, np. obróbka i spawanie trafiają do jednej osoby, konstrukcje do drugiej. Zapytanie z terminem krótszym niż 14 dni idzie dodatkowo SMS-em.
3. Zakłada kartę zapytania z plikiem w HubSpot, w Pipedrive albo w arkuszu, jeśli CRM-u nie masz.
4. Wysyła kupcowi pierwszą odpowiedź z Twoim szablonem, podpisaną imieniem handlowca.
5. Jeśli po 24 h nikt nie zadzwonił ani nie odpisał, przypomina handlowcowi i szefowi sprzedaży.

Najtrudniejszy jest krok drugi. W ślusarni przez pierwszy tydzień reguła wysyłała wszystko ze słowem „konstrukcja” w treści do jednego handlowca, łącznie z zapytaniem o wiatę na rowery od szkoły podstawowej. Poprawiłem ją po trzech takich pomyłkach, dopisując listę słów, które mają pierwszeństwo.

Ślusarnia odpisuje w kilka godzin, ale jedno zapytanie nadal ginie.

Ślusarnia ma dwóch handlowców i formularz stał już na jej stronie, więc nowej strony nie robiliśmy. W kwartale przed zmianą przyszło 41 zapytań, pierwsza odpowiedź zajmowała średnio 2 dni robocze, a 3 zapytania zostały bez odpowiedzi, co policzyliśmy ze skrzynki biura.

Wdrożenie w 2025 roku kosztowało 4 000 zł netto i trwało 2 tygodnie. W kwartale po starcie przyszło 38 zapytań, a średni czas do pierwszej odpowiedzi handlowca spadł do ok. 6 godzin roboczych (log automatu i karty w CRM).

Jedno zapytanie zostało bez odpowiedzi. Przyszło w sierpniu, gdy handlowiec był na urlopie, a reguła o tym nie wiedziała, choć przypomnienie wyszło. Szef sprzedaży przeczytał je dopiero po tygodniu, bo przypomnienia z tamtego tygodnia uznał za spam od automatu, który dopiero co uruchomiliśmy. Teraz zastępstwo wpisuje się w arkuszu, z którego reguła czyta, kto przyjmuje zapytania.

Liczba zapytań była podobna. Automat nie przyciąga nowych kupców, za to skraca drogę każdego zapytania do handlowca.

Handlowcy przyjęli przypomnienia po 24 h różnie. Starszy z nich poprosił po miesiącu, żeby w piątki po południu przypomnienie przychodziło dopiero w poniedziałek rano, bo w weekend i tak nie odpisze. Zmiana zajęła kwadrans. O wyłączenie przypomnień nikt więcej nie prosił.

Jeden proces kosztuje od 4 000 zł netto.

W tej kwocie mieszczą się formularz, reguła, karta w CRM i przypomnienie. Jeśli nie wiesz, od którego procesu zacząć, pierwszym krokiem jest audyt za 1 200 zł netto, odliczany od wdrożenia zleconego w ciągu 30 dni. Utrzymanie automatu, czyli serwer, kopie, aktualizacje n8n i do 2 godzin poprawek, kosztuje 490 zł netto miesięcznie, a pozostałe procesy, od faktur po raporty, opisujemy przy usłudze automatyzacja procesów w firmie.

Automat działa na serwerze w Polsce lub w UE, na Twoim koncie, a umowę powierzenia danych podpisujemy przed startem. Kwotę podnosi każdy kolejny system, z którym automat ma wymieniać dane, np. program do ofert albo ERP.

Najprostszy test możesz zrobić dziś: weź trzy ostatnie zapytania ofertowe i sprawdź, po ilu godzinach kupiec dostał odpowiedź. Jeśli choć jedno przeszło przez przekazany mail, prześlij mi te trzy zapytania bez danych kupców, razem z godzinami odpowiedzi. Takie przepływy ustawiam sam, a wycenę procesu dostaniesz w 24–48 h.

Pytania i odpowiedzi.

Czy formularz przyjmie rysunek w DXF albo STEP?

Tak. Formularz przyjmuje PDF, DXF, STEP i zdjęcia zrobione telefonem, a plik trafia do handlowca razem z zapytaniem i zostaje w karcie w CRM.

Czy potrzebuję CRM, żeby to działało?

Nie. Jeśli CRM-u nie masz, karty zapytań zapisujemy w arkuszu. HubSpot albo Pipedrive podpinamy, gdy już z nich korzystasz.

Co z zapytaniami, które kupcy wysyłają zwykłym mailem?

Automat może czytać też wskazaną skrzynkę. Mail z załącznikiem dostaje wtedy taką samą kartę i przypomnienie jak zapytanie z formularza, choć regułę trudniej ustawić, bo w mailu nie ma pól.

Co się dzieje, gdy handlowiec jest na urlopie?

Reguła musi o tym wiedzieć, inaczej zapytanie czeka na niego. Najprościej wpisać zastępstwo w arkuszu, z którego automat czyta, kto dziś przyjmuje zapytania.