Przejdź do treści
Hex16, strona główna
Hex16 / Automatyzacja i AI

Automatyzacja procesów i AI.

Zapytanie z formularza, zamówienie ze sklepu i faktura z maila trafiają tam, gdzie mają trafić. Tę stronę i ten automat buduje u nas ten sam zespół, więc nic nie ginie między systemami.

Umów audyt 2 hZobacz, jak to działa ↓
przykładowy rachunek: ręczne przepisanie jednej faktury PDF
12 min
przykładowy rachunek: to samo w automacie, z logiem każdej operacji
20 s
jeden proces bez AI, gotowy w 1 do 3 tygodninetto · od 4 920 zł brutto
od 4 000 zł
audyt na Twoich prawdziwych dokumentach
2 h

Dziś i cel

Dziś przepisujesz. Potem zatwierdzasz wyjątki.

Dziś

Ręczne przepisywanie

Faktury z maila, zamówienia ze sklepu i zapytania z formularza przepisuje ktoś z zespołu. Każde przepisanie to ryzyko literówki i kilkanaście minut, których nikt nie liczy.

01
Faktura PDF z maila do programu księgowego
12 min
02
Zamówienie ze sklepu do arkusza i kuriera
6 min
03
Zapytanie z formularza do CRM i odpowiedź
9 min
04
Cotygodniowe zestawienie dla szefa
3 h
Cel

Dokument sam trafia na miejsce

Automat rozpoznaje dokument, sprawdza reguły, zapisuje go w Twoim systemie i loguje każdą operację. Człowiek dostaje tylko to, co odbiega od normy, i decyduje jednym kliknięciem.

01
Faktura rozpoznana, zaksięgowana, w logu
20 s
02
Zamówienie w systemie, etykieta u kuriera
15 s
03
Lead w CRM, odpowiedź wysłana, Ty zatwierdzasz wyjątki
30 s
04
Zestawienie samo wchodzi w poniedziałek o 7:00
0 min

Przykładowy rachunek dla typowej faktury PDF i zamówienia ze sklepu · Twoje czasy policzymy na audycie

Jak to działa

Droga jednej faktury, od maila do księgowości.

  1. 01Wejście

    Faktura przychodzi mailem jako PDF. Automat zabiera ją ze skrzynki i ustawia w kolejce.

  2. 02Rozpoznanie

    OCR czyta numer, kwotę i NIP. Reguły sprawdzają, czy wszystko się zgadza; AI pomaga tylko przy nietypowych dokumentach.

  3. 03Zapis

    Dokument trafia do programu księgowego, CRM albo arkusza przez API, bez przepisywania.

  4. 04Nadzór

    Każdy krok trafia do logu. Wyjątki czekają na człowieka, reszta idzie sama.

Przepływ faktury z maila

SterowanieDane
SterowanieDaneCo kilka minut sprawdza folder z fakturami. Bierze załącznik PDF, zapisuje nadawcę i datę, oznacza mail jako przetworzony. Niczego nie kasuje.SkrzynkaIMAPDokumenty idą pojedynczo, w kolejności przyjścia. Gdy system po drugiej stronie nie odpowiada, automat próbuje ponownie, zamiast zgubić fakturę.KolejkakolejkaNumer faktury, NIP, kwota i termin czytane z PDF. Reguła sprawdza, czy kontrahent jest znany i czy kwota mieści się w limicie. Jeśli coś się nie zgadza, dokument nie idzie dalej, tylko do kolejki wyjątków.RozpoznanieOCR · AIRozpoznane dane trafiają do Twojego programu księgowego przez jego API albo import. Ten sam dostawca, ten sam numer, zero przepisywania.Twój systemAPIPo zapisie przychodzi krótka wiadomość: kto, ile, gdzie zapisano. Gdy coś wymaga decyzji, w wiadomości jest link do wyjątku.Powiadomieniemail · TeamsKażdy krok ma wpis: czas, dokument, reguła, wynik. Do dowolnej faktury da się wrócić i prześledzić jej drogę.Logkażdy krokNowy dostawca, kwota poza zakresem, nieczytelny skan: automat się zatrzymuje i pyta. Zatwierdzasz albo poprawiasz, dalej jedzie samo.Wyjątkiczłowiek

Dotknij węzła, żeby go sprawdzić

Najedź na węzeł, żeby go sprawdzić

Makieta przepływu · czasy przykładowe

Co automatyzujemy

Cztery procesy, które przepisuje się w każdej firmie.

01 / Dokumenty01 / 04

Faktury i dokumenty

Faktury kosztowe z maila, paragony z telefonu, umowy do podpisu. Rozpoznane, sprawdzone, zaksięgowane.

  • OCR
  • Optima · wFirma · iFirma
  • KSeF

Faktura przychodzi mailem. Po 20 sekundach jest w księgowości, a Ty masz log.

Wejście
Skrzynka faktury@, folder w Google Drive albo zdjęcie z telefonu.
Reguła
Znany kontrahent i kwota w limicie: księgowanie bez pytania. Nowy kontrahent: pytanie do Ciebie.
Wyjście
Dokument w programie księgowym z załącznikiem, wpis w logu, powiadomienie raz dziennie.
02 / Sprzedaż02 / 04

Zamówienia i sklep

Zamówienie ze sklepu albo BaseLinkera trafia do systemu magazynowego, księgowości i kuriera bez przepisywania.

  • BaseLinker
  • Allegro · Shopify · WooCommerce
  • API kuriera

Jedno zamówienie, cztery systemy, zero przepisywania.

Wejście
Webhook ze sklepu albo BaseLinkera przy każdym nowym zamówieniu.
Reguła
Stan magazynu, sposób płatności, kraj wysyłki decydują o ścieżce. Brak towaru: wiadomość do klienta i do Ciebie.
Wyjście
Faktura, etykieta kuriera, status w sklepie i wpis w arkuszu albo CRM.
03 / Klienci03 / 04

Zapytania i CRM

Zapytanie z formularza na stronie ląduje w CRM, dostaje odpowiedź w kilka minut i przypomnienie, jeśli nikt nie oddzwoni.

  • Formularz Hex16
  • HubSpot · Pipedrive · arkusz
  • SMS

Lead nie czeka w skrzynce do poniedziałku.

Wejście
Formularz, który sami zakodowaliśmy na Twojej stronie, albo mail z zapytaniem.
Reguła
Temat i wielkość firmy decydują, do kogo trafia. Pilne: SMS do handlowca.
Wyjście
Karta w CRM, pierwsza odpowiedź z Twoim szablonem, przypomnienie po 24 h bez kontaktu.
04 / Raporty04 / 04

Raporty i powiadomienia

Cotygodniowe zestawienie sprzedaży, zaległe płatności i stany magazynowe same wchodzą na maila albo na Slacka.

  • Arkusz · SQL
  • Power BI
  • Alerty

W poniedziałek o 7:00 liczby już czekają.

Wejście
Dane z systemu sprzedaży, księgowości i magazynu, pobierane w nocy.
Reguła
Próg alertu: zaległość powyżej 14 dni, stan poniżej minimum, marża poniżej celu.
Wyjście
Jedna wiadomość z liczbami i linkiem do raportu Power BI, alert od razu, gdy próg jest przekroczony.

Skrypt, automat, AI

Zaczynamy od najprostszego narzędzia, które rozwiąże problem.

AI dodajemy tam, gdzie zmienia wynik, i mówimy wprost, gdzie wystarczy skrypt za ułamek ceny. Drabina rośnie w prawo razem z ceną.

  • Python
  • cron

Reguła i skrypt

Kiedy proces jest zawsze taki sam.

Krótki program, który robi jedną rzecz: przenosi plik, wysyła mail, przelicza arkusz. W cenie: test na Twoich danych, uruchomienie na serwerze, strona dokumentacji i 14 dni poprawek. Zero opłat miesięcznych poza serwerem.

Przykład: co noc kopia faktur z maila do folderu księgowej, z nazwą pliku według NIP i daty.

Wdrożenieod 1 500 zł netto od 1 845 zł brutto
  • n8n
  • API
  • webhook

Automat n8n albo własny kod

Kiedy łączysz dwa lub więcej systemów.

Przepływ z regułami, kolejką i logiem. n8n jako własna instalacja na serwerze VPS w Polsce lub w UE, na Twoim koncie; kod w Next.js, kiedy n8n nie wystarcza. Z rozpoznawaniem dokumentów przez AI (OCR, klasyfikacja) od 6 000 zł netto.

Przykład: zamówienie z BaseLinkera wystawia fakturę w wFirmie i etykietę u kuriera.

Wdrożenieod 4 000 zł netto od 4 920 zł brutto
  • przetwarzanie w UE
  • źródła
  • log

AI z dokumentami i narzędziami

Kiedy dane są nieuporządkowane albo trzeba odpowiedzieć na pytanie.

Asystent, który czyta Twoje dokumenty (RAG) i wywołuje narzędzia z Twoją zgodą. Model z przetwarzaniem w UE, dane bez treningu, log każdej odpowiedzi.

Przykład: „Które zamówienia z zeszłego tygodnia nie mają faktury?” z odpowiedzią i źródłami.

Wdrożenieod 9 000 zł netto od 11 070 zł brutto

Bezpiecznie z założenia

Pięć zdarzeń. Trzy zabezpieczenia.

Przykładowy zapis z logu

Wstrzymane01 / 05

Reguła przed wykonaniem

Nowy NIP w fakturze. Automat nie księguje, bo reguła mówi: nieznany kontrahent to decyzja człowieka. Faktura czeka w kolejce z podglądem PDF, Ty klikasz „Zaksięguj” albo „Odrzuć”. Dopiero po Twojej decyzji kontrahent trafia na listę znanych.

Zdarzenie
invoice.new_vendor
Cel
wFirma · księgowanie
Zapisano
  1. 01Reguły przed wykonaniem
  2. 02Log każdej operacji
  3. 03Człowiek zatwierdza

Asystent na danych firmy

Asystent, który czyta Twoje dokumenty i pyta o zgodę.

Odpowiada na pytania o zamówienia, faktury i magazyn na podstawie Twoich systemów. Każdą odpowiedź podpiera źródłem. Każdą akcję, która coś zmienia, zatrzymuje do Twojej zgody.

  • Model z przetwarzaniem w UE, Twoje dane bez treningu
  • Odpowiedź ze źródłem albo „nie wiem”
  • Zapis trafia do systemu tylko po kliknięciu
Zamówienia bez faktury

Które zamówienia z zeszłego tygodnia nie mają jeszcze faktury?

Asystent

Myślał 2 s · użył 2 narzędzi

Użyte narzędzia · 2
  1. baselinker.orders(from: 2026-09-22, to: 2026-09-28)41 zamówień0,6 s
  2. wfirma.invoices(orders: 41)34 faktury0,4 s

Siedem zamówień z zeszłego tygodnia nie ma faktury. Pięć to płatności za pobraniem, dwa to firmy z NIP, które poprosiły o fakturę w uwagach. Łącznie 4 318,40 zł netto.

  • 1źródło: BaseLinker 41 zam.
  • 2źródło: wFirma 34 fakt.

Proponowana akcja · czeka na Ciebie

Wystaw 7 faktur w wFirmie

Dane z zamówień, numeracja z wFirmy. Nic nie zostanie wysłane, dopóki nie zatwierdzisz.

akcja demonstracyjna · nic nie jest wysyłane

Makieta skryptowana · dane przykładowe · bez połączenia z siecią · akcje czekają na człowieka

Zamówienia bez faktury: czeka na zatwierdzenie.

Wdrożenia

Od projektu do działającego automatu.

Dostajesz działający przepływ, dokumentację w jednym pliku, dostęp do logu i instrukcję, co zrobić, gdy coś się zatrzyma. Narzędzie dobieramy do Twoich systemów, nie odwrotnie.

Przykład wdrożenia · biuro rachunkowe

180 faktur miesięcznie bez przepisywania

Faktury kosztowe klientów biura wpadają na skrzynkę, automat rozpoznaje je i księguje w Optimie, nowych kontrahentów zostawia do decyzji. 14 godzin miesięcznie wraca do zespołu. Liczby przykładowe dla biura obsługującego ok. 30 firm; po zgodzie klienta wstawiamy nazwę i miasto.

Przykład wdrożenia · sklep internetowy

BaseLinker, wFirma i kurier w jednym przepływie

Zamówienie wystawia fakturę, drukuje etykietę i zmienia status w sklepie. Brak towaru wysyła wiadomość do klienta. Czas obsługi zamówienia z 6 minut do 15 sekund. Czasy przykładowe; po zgodzie klienta wstawiamy nazwę i miasto.

Koncepcja · asystent na dokumentach

Pytania o zamówienia i faktury z odpowiedzią ze źródłem

Makieta z sekcji wyżej jako gotowy projekt do wdrożenia: BaseLinker, wFirma, model w UE, akcje za zgodą.

Ceny

Ile kosztuje automatyzacja i kiedy się zwraca.

Cennik automatyzacji

  1. 01

    Audyt 2 h na Twoich dokumentach

    Na miejscu w regionie albo online, termin w ciągu 5 dni roboczych. Wychodzisz z listą procesów, narzędziem dla każdego i wyceną na piśmie w 2 dni robocze. Odliczane od wdrożenia zleconego w ciągu 30 dni.

    1 200 zł netto 1 476 zł brutto
  2. 02

    Reguła i skrypt

    Kiedy proces jest zawsze taki sam. Test na Twoich danych, uruchomienie, dokumentacja, 14 dni poprawek. 3 do 7 dni roboczych; zero opłat miesięcznych poza serwerem.

    od 1 500 zł netto od 1 845 zł brutto
  3. 03

    Jeden proces

    Np. faktury z maila do księgowości, bez AI. 1 do 3 tygodni.

    od 4 000 zł netto od 4 920 zł brutto
  4. 04

    Proces z AI na dokumentach

    Rozpoznawanie i klasyfikacja dokumentów przez model, reguły i log. 2 do 4 tygodni.

    od 6 000 zł netto od 7 380 zł brutto
  5. 05

    Asystent AI na dokumentach

    RAG na Twoich plikach i systemach, model z przetwarzaniem w UE. 3 do 5 tygodni.

    od 9 000 zł netto od 11 070 zł brutto
  6. 06

    Agent z narzędziami

    Czyta, proponuje, wykonuje za zgodą. 4 do 8 tygodni.

    od 18 000 zł netto od 22 140 zł brutto
  7. 07

    Utrzymanie automatu

    Serwer VPS w Polsce lub UE, kopie, aktualizacje n8n, monitoring i do 2 godzin poprawek miesięcznie; naprawa po zmianie API w 2 dni robocze.

    od 490 zł netto / mies. od 603 zł brutto / mies.
  8. 08

    Stawka godzinowa

    Rozwój po wdrożeniu i praca ponad limit utrzymania.

    200 zł netto / godz. 246 zł brutto / godz.

ceny netto · wycena po audycie

Kalkulator: ile czasu zjada przepisywanie

Godzin miesięcznie
33 hmiesięcznie na przepisywanie
Koszt przepisywania
2 000 złmiesięcznie w pensjach
Zwrot wdrożenia
ok. 3 mies.jeden proces za 4 000 zł, po odjęciu utrzymania 490 zł

Rachunek orientacyjny: Twoje liczby, nasza prosta formuła. Wycenę robimy po audycie.

Policzmy to na Twoich danych

Pytania

Pytania przed pierwszą automatyzacją.

Automaty działają na własnej instalacji n8n na serwerze VPS w Polsce lub w UE (np. cyber_Folks, Hetzner, OVH); konto serwera, domena i klucze API są Twoje, my mamy dostęp roboczy, który możesz odebrać. Na życzenie instalujemy na Twoim serwerze. Z każdym klientem podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) przed startem prac; załącznikiem jest lista podwykonawców (serwer, dostawca modelu), a o każdej zmianie informujemy z wyprzedzeniem, z prawem sprzeciwu. Do modelu AI trafiają tylko dane potrzebne do odpowiedzi, dane osobowe wycinamy regułą przed wysyłką. Model dobieramy do zadania i uruchamiamy w wariancie z przetwarzaniem danych w UE tam, gdzie dostawca go oferuje (np. Azure OpenAI w regionie europejskim, Mistral, Gemini lub Claude w planach z rezydencją danych w UE); przy danych wrażliwych model otwarty na Twoim serwerze. Korzystamy wyłącznie z planów biznesowych, w których dane nie służą do trenowania modeli, i przed startem dostajesz na piśmie, który model i gdzie przetwarza Twoje dane.

n8n, kiedy łączymy gotowe systemy i chcesz widzieć przepływ na schemacie. Własny kod, kiedy n8n nie nadąża albo potrzebujesz czegoś, czego nie ma w konektorach. Make rzadko, bo liczy kredyty za każdą operację.

Automat zatrzyma się, wyśle alert i nie zrobi nic na ślepo. W utrzymaniu naprawiamy to w 2 dni robocze.

Zastąpi przepisywanie. Decyzje o nowym kontrahencie, reklamacji albo cenie zostają u człowieka, bo tak ustawiamy reguły.

Audyt w ciągu 5 dni roboczych od zgłoszenia. Skrypt: 3 do 7 dni roboczych. Jeden proces: 1 do 3 tygodni od audytu, z AI na dokumentach 2 do 4. Asystent: 3 do 5 tygodni. Agent z narzędziami: 4 do 8 tygodni. Liczymy od dostarczenia dostępów i danych.

Dostajesz dostęp do n8n albo kod w repozytorium, dokumentację i instrukcję uruchomienia. Każdy programista to przejmie.

Masz inne pytanie? Napisz

Kontakt

Przynieś plik, który przepisujesz.Zrobimy z niego automat.

Faktury, zamówienia, zapytania. Powiedz, co w Twojej firmie wciąż robi człowiek, a mógłby robić automat.

Umów audyt 2 hZadzwoń: +48 696 065 185

Co dostajesz po audycie

  • Listę procesów z czasem, który dziś zjadają
  • Propozycję narzędzia dla każdego: skrypt, n8n albo AI
  • Wycenę na piśmie i kolejność wdrożeń
  • Odpowiedź w 1 dzień roboczy, audyt w ciągu 5 dni roboczych
  • Wzór umowy powierzenia (art. 28 RODO) do podpisu przed startem
Odpowiada
Artur, ten sam, który potem prowadzi projekt.
Odpowiedź
W dni robocze zwykle tego samego dnia.